Servicedesk

Heeft u een vraag, of een probleem met de Coaching Monitor? Vul dan onderstaand formulier in om contact met onze Servicedesk op te nemen. U ontvangt dan een respons via e-mail.

U kunt tevens onze FAQ bekijken, of bellen met de NOBCO via 033-2473428.

Veel gestelde vragen (FAQ)

Algemeen:

Gebruikersvragen:


Algemeen

- Heb ik extra software of apparatuur nodig?

Er is slechts een computer, smartphone of tablet met een internetaansluiting en toegang tot internet nodig voor het gebruik van de Coaching Monitor. Verder is er geen aanvullende software of apparatuur nodig. De Monitor is geheel webbased en voor de coach via internet 24/7 bereikbaar via een eigen coach-account. Cliënten hebben geen account nodig om de online vragenlijsten in te kunnen vullen

↑ Terug naar boven


- Hoe zit het met de privacy en veiligheid?

Aan de bescherming van de privacy van de gebruikers en veiligheid is veel aandacht besteed bij het ontwikkelen van de Coaching Monitor. De Internationale Ethische Code (IEC) is onverkort van toepassing op het gebruik van de Monitor (de IEC is de Nederlandse versie van de Global code of Ethics van de European Mentoring & Coaching Council). Tevens is de Monitor aangemeld bij het Autoriteit Persoonsgegevens onder meldingsnummer: m1551631.

Per evaluatiemoment wordt er aan de cliënt specifiek toestemming gevraagd voor het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens voor evaluatiedoeleinden en (wetenschappelijk) onderzoek.

De Coaching Monitor maakt gebruik van geavanceerde inlogfunctie met gebruikersnaam en wachtwoord die enkel verstrekt worden aan de gebruiker. Wachtwoorden worden niet bewaard door de NOBCO. Alle gegevens worden versleuteld verzonden via hoogwaardige Secure Sockets Layer (SSL) encryptie en gecodeerd opgeslagen op servers die in Nederland staan.

Zie hier voor meer informatie over: Privacyreglement (PDF)

↑ Terug naar boven

- Wat zijn de kosten voor het gebruik van de Coaching Monitor?

Het gebruik van de Coaching Monitor is voor cliënten geheel gratis. Een jaarlicentie kost € 399,- (excl. BTW), maar als NOBCO coach krijg je 100% korting op de licentie en kun je daarmee een onbeperkt aantal cliënten evalueren. Organisaties kunnen een organisatielicentie afsluiten. Neem voor meer informatie over dit type licentie contact op met het NOBCO secretariaat. 

Let op: bent u als coach nog niet aangesloten bij de NOBCO? Sluit u dan aan voor slechts € 330,- (excl. BTW) en maakt vervolgens gratis gebruik van de Coaching Monitor. Lees hier meer over aansluiten bij de NOBCO: Aansluiten.

↑ Terug naar boven

- Hoe complex is de Coaching Monitor in dagelijks gebruik?

De Coaching Monitor is eenvoudig in gebruik en grotendeels geautomatiseerd, dat wil zeggen dat u als coach slechts een beperkt aantal handelingen hoeft uit te voeren. Ook het berekenen van (tussen)resultaten wordt door het systeem automatisch uitgevoerd. Hierdoor hoeft u geen uitgebreide kennis te hebben van evaluatieonderzoek. In het resultatenoverzicht en binnen de rapportages wordt kort toegelicht waar de cijfers voor staan en hoe deze geïnterpreteerd kunnen worden.

↑ Terug naar boven

- Welke vragenlijsten worden er gebruikt binnen de Monitor?

Binnen de Coaching Monitor worden verschillende vragenlijsten gebruikt op verschillende meetmomenten. Lees hier een korte samenvatting over de meetinstrumenten die gebruikt worden binnen de Coaching Monitor: Meetinstrumenten 

Er is een uitgebreid ‘Bronnendocument’ beschikbaar met complete uitleg, onderbouwing en verantwoording voor de samenstelling van de Coaching Monitor. Dit document is enkel beschikbaar via de ‘Bibliotheek’ binnen de Coaching Monitor.

Bij de ontwikkeling van de Coaching Monitor zijn diverse gedragswetenschappers betrokken en de Commissie Wetenschappelijk Onderzoek van de NOBCO fungeert als klankbord.

↑ Terug naar boven

- Is de Coaching Monitor geschikt voor korte coachtrajecten?

Ja, de Coaching Monitor is geschikt voor coachtrajecten van verschillende tijdsduur. Een coach kan zelf bepalen wanneer en waar in een coachtraject een evaluatievragenlijst wordt afgenomen. Tevens kan het zo zijn dat een coachtraject sneller succesvolle resultaten brengt en het einddoel eerder wordt bereikt dan bij aanvang is ingeschat. Hierdoor kan het zijn dat een tussenevaluatie soms niet meer nodig is. Om deze reden is het mogelijk om bij het versturen van de 2e vragenlijst te kiezen om dit een tussenevaluatie of de eindevaluatie te laten zijn. Korte coachtrajecten zijn hierdoor ook via de Coaching Monitor prima te evalueren.

↑ Terug naar boven

- Is de Coaching Monitor beschikbaar in het Engels?

Ja, de Coaching Monitor is tweetalig. Naast het Nederlands is de gehele Monitor ook volledig in het Engels beschikbaar. Anderstalige cliënten en coaches kunnen hierdoor ook gebruik maken van de Monitor. Binnen de Monitor kan Engels op twee manieren worden ingesteld.

1) als standaardtaal, waardoor ook het coachprofiel inclusief alle hulpteksten, de complete inhoud van de Bibliotheek en alle vragenlijsten in het Engels worden weergegeven.

2) per cliënt, hierdoor blijft het coachprofiel in het Nederlands en kan de coach per nieuw cliëntprofiel aangeven of de voertaal Engels of Nederlands moet zijn. Indien gekozen wordt voor Engels zullen de notificatie emailberichten, de vragenlijsten en de eindrapportages in het Engels worden uitgevoerd.

Op dit moment zijn er geen andere talen beschikbaar binnen de Coaching Monitor, indien blijkt dat hier wel behoefte aan is zal het aantal talen worden uitgebreid.

↑ Terug naar boven

- Zijn er 360-graden feedback of peer-feedback mogelijkheden?

Ja, naast vragenlijsten voor de cliënt is het mogelijk om vragenlijsten (met toestemming) te sturen naar derden om deze te betrekken bij de evaluatie. Het kan hierbij gaan om een leidinggevende, sponsor, teamgenoten,collega's, klanten, patiënten, vrienden, familieleden etc. Het aantal derden kan variëren van 1 tot 100 persoon. Het gaat hier om het scoren en evalueren van de door de cliënt vastgestelde doelstellingen (zowel kwalitatief als kwantitatief). De peer-vragenlijsten worden volledige geautomatiseerd op vier meetmomenten verzonden waarbij de resultaten (eventueel geanonimiseerd) worden geïntegreerd in de eindrapportages.

↑ Terug naar boven

- Is de Coaching Monitor geschikt voor interne coaches en organisaties?

Ja, het is mogelijk om met meerdere coaches binnen een organisatie (interne coachpool) samen te werken waardoor er op organisatieniveau data kan worden verzameld over alle coachtrajecten. Op deze manier worden het totale gebruik en de resultaten per team, afdeling, vestiging of gehele organisatie zichtbaar. Ook wordt de individuele kwaliteit van een coach binnen de pool zichtbaar. Tevens is het bij deze functie mogelijk om aangepaste (organisatie gerelateerde) vragenlijsten te combineren met de basisvragenlijsten. Ook externe coaches die samenwerken bij een grote opdrachtgever kunnen deze coachpool-functie gebruiken om het resultaat van hun coaching beter zichtbaar te maken.

Let op: deze functie gaat gepaard met extra kosten en is niet standaard beschikbaar binnen een coach-account. Neem voor meer informatie over deze functie contact op met het NOBCO secretariaat.

↑ Terug naar boven

- Is het mogelijk om eigen vragen(lijsten) toe te voegen?

Ja, dat is mogelijk voor (interne) coachpools of grotere organisaties. Deze kunnen op verzoek bestaande vragenlijsten integreren binnen de Coaching Monitor.

Let op: deze functie gaat gepaard met extra kosten en is niet standaard beschikbaar binnen een coach-account. Neem voor meer informatie over deze functie contact op met het NOBCO secretariaat.

↑ Terug naar boven

- Kunnen studenten gebruik maken van de Coaching Monitor?

Ja, studenten die een coachopleiding volgen met een EQA-accreditatie kunnen via de eigen onderwijsinstelling gebruik maken van de speciale studentenversie van de Coaching Monitor. Met deze versie kan tijdens de studie onbeperkt geoefend worden.

Neem voor meer informatie over deze mogelijkheid contact op met het NOBCO secretariaat.

↑ Terug naar boven

Gebruikersvragen


- Hoe neem ik de Coaching Monitor in gebruik?

Bent u aangesloten bij de NOBCO? Dan kunt u binnen uw eigen profiel op het intranet van de NOBCO website de 'Coaching Monitor'-functie eenvoudig activeren. Zet deze functie op 'Ja' en kies voor 'Opslaan', vervolgens zal binnen 24 uur automatisch de inloggegevens inclusief handleiding worden toegezonden. Daarna kan de Coaching Monitor direct in gebruik worden genomen

Lees ook de handleiding of bekijk dit instructiefilmpje: Activeren en opstarten van de Coaching Monitor 

↑ Terug naar boven


- Wat is de ‘Bibliotheek’ binnen de Coaching Monitor?

Binnen het coachaccount is een tabblad ‘Bibliotheek’ beschikbaar. Hier staan alle relevante documenten over de Coaching Monitor op een rij. Het gaat om:

  • Brondocumenten en achtergrondartikelen over de Monitor,
  • Diverse handleidingen en instructiefilmpjes,
  • Logo’s en andere documenten voor promotie- en marketingdoeleinden
↑ Terug naar boven

- Mijn cliënt ontvangt geen vragenlijsten, hoe kan dat?

Elke vragenlijst wordt middels een uitnodiging in een email naar de cliënt verzonden door het systeem van de Coaching Monitor. Het kan soms voorkomen dat deze uitnodigingsmail niet aankomt, terwijl het gebruikte e-mailadres wel juist is. Doorloop dan de volgende stappen:

  1. Controleer of het juiste e-mailadres van de cliënt is ingevoegd in het cliëntprofiel. 
  2. Laat de cliënt zijn SPAM-folder (ongewenste mail) in zijn of haar mailprogramma controleren of de uitnodigingsmail daar is binnengekomen. 
  3. Probeer een ander e-mailadres. Vervang het e-mailadres in het cliëntprofiel van uw cliënt door een ander e-mailadres (vergeet niet op te slaan) en verstuur de vragenlijst nogmaals (kies via de ‘Actie’-knop achter de naam van de cliënt voor de optie ‘Herinnering sturen’. Er wordt vervolgens een herinneringsmail met uitnodiging voor het invullen van de vragenlijst verzonden naar het nieuwe mailadres). 
  4. Mocht al het voorgaande niet helpen, zet dan het cliëntprofiel op 'non-actief’ en maak een compleet nieuw cliëntprofiel aan met alternatief e-mailadres.

Aanvullende uitleg:

Soms worden de geautomatiseerde emailberichten die verzonden worden vanuit de Coaching Monitor geblokkeerd door aanbieders van gratis e-mailadressen zoals Gmail, Hotmail, Yahoo, etc. In deze situatie worden de emailberichten gezien als SPAM (ongewenste emailberichten) en verplaatst naar de SPAM-map binnen het mailprogramma van de ontvanger. Dit kan soms ook voorkomen bij bedrijfsmailadressen waarbij het desbetreffende bedrijf de instellingen iets te scherp heeft afgesteld. Hierdoor is het helaas niet goed te achterhalen waarom een email niet geaccepteerd wordt. Het enige wat in deze situatie kan helpen is een ander e-mailadres gebruiken en testen of deze wel doorkomt.

↑ Terug naar boven

- Hoe weet ik of een cliënt de vragenlijst heeft ingevuld?

Dat wordt op drie manieren zichtbaar gemaakt door de Coaching Monitor.

1) Binnen het gebruikersoverzicht staat achter de naam van een cliënt een viertal grijze bolletjes (in het geval van een kort coachtraject zijn het 3 bolletjes). Elk bolletje staat voor een vragenlijst. Indien de eerste vragenlijst is verzonden krijgt het eerste bolletje een rode rand. Als u hier met de muis overheen gaat ziet u een tekstveld verschijnen waarin staat wanneer de vragenlijst is verzonden. Zodra een cliënt de vragenlijst heeft ingevuld wordt het bolletje geheel rood ingekleurd*.

2) Zodra een cliënt de laatste vraag van de vragenlijst heeft ingevuld krijgt u een notificatie via de email met de melding dat uw cliënt de vragenlijst heeft afgerond. In deze email staat de naam van de cliënt plus de naam van de vragenlijst plus een link naar de ingevulde antwoorden.

3) Zodra een cliënt de vragenlijst heeft ingevuld verschijnen de antwoorden binnen het cliëntprofiel binnen uw coach-account.

* Indien de cliënt de vragenlijst niet direct invult wordt er automatisch door de Coaching Monitor na 10 werkdagen een herinneringsmail verzonden en verandert de rode rand om het bolletje in een gele rand. U kunt ook handmatig een herinneringsmail sturen via de actie-knop achter de naam van de desbetreffende cliënt. Indien een cliënt wel start met het beantwoorden van de vragenlijst maar deze niet geheel afrondt, wordt het bolletje met de rode rand voor de helft rood ingekleurd. Nadat de cliënt verder gaat met invullen en de vragenlijst afrondt, wordt het volledige bolletje rood ingekleurd. De status van een vragenlijst is door deze visuele aanpak in een oogopslag te zien.

↑ Terug naar boven

- Kan een cliënt antwoorden achteraf wijzigen of een doelstellingen toevoegen?

Een ingevulde vragenlijst kan niet achteraf worden aangepast of aangevuld. Op het moment dat binnen een vragenlijst onder aan een pagina op de knop ‘volgende’ wordt geklikt zullen alle antwoorden op vragen van desbetreggende pagina direct verzonden worden naar de database van de Coaching Monitor. Nadeel van deze aanpak is dat antwoorden niet gecorrigeerd kunnen worden, voordeel is dat er geen antwoorden verloren gaan op het moment dat de internetverbinding (onverwacht) wegvalt.

Doelstellingen toevoegen of aanpassen:

Het is wel mogelijk om doelstellingen aan te passen, laten vervallen, of nieuwe toe te voegen na het invullen van de eerste vragenlijst. Deze optie wordt namelijk standaard aangeboden in de 2e en 3e vragenlijst. Deze flexibiliteit is ingebouwd om het evaluatieproces zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de manier hoe coachtrajecten in de praktijk kunnen verlopen.

↑ Terug naar boven

- Kan een verzonden vragenlijst ingetrokken worden?

Indien een vragenlijst eenmaal is verzonden naar een cliënt, is het niet mogelijk om deze vragenlijst in te trekken. Wel kunt u stoppen met de evaluatie door het profiel van de cliënt binnen uw coach-account op non-actief te zetten. Zie ook: Stoppen met evalueren.

↑ Terug naar boven

- Hoe stop of onderbreek ik het evaluatie-traject met een cliënt?

Indien uw cliënt om welke reden dan ook niet wenst mee te werken aan een evaluatie, kunt u het evaluatietraject eenvoudig stopzetten door het profiel van de cliënt op non-actief te zetten. Vanaf dat moment kunnen er geen vragenlijsten meer verzonden worden naar de desbetreffende cliënt en verdwijnt deze uit het overzicht van uw actieve evaluatietrajecten. Uw cliënt hoeft geen actie te ondernemen.

Een cliënt-profiel op non-actief zetten doet u door achter de naam van de cliënt via de ‘actie-knop’ te kiezen voor de optie ‘Op inactief zetten’. Via deze route kunt u tevens de cliënt weer op ‘actief’ zetten mocht dat relevant zijn.

↑ Terug naar boven


- Ik wil opnieuw of met een 2e evaluatie-traject starten bij dezelfde cliënt, kan dat?

Het kan voorkomen dat u volledig opnieuw wilt starten met een evaluatietraject of bij een vervolg coachtraject met dezelfde cliënt, opnieuw een evaluatie wilt starten. Dit is prima mogelijk binnen de Coaching Monitor maar helaas niet binnen hetzelfde cliëntprofiel. U zult een nieuw cliëntprofiel moeten aanmaken voor dezelfde cliënt. Hierbij is het van belang om gebruik te maken van een ander e-mailadres van uw cliënt omdat een e-mailadres slechts 1 keer voor een cliëntprofiel gebruikt kan worden binnen de Coaching Monitor. Er is een eenvoudige truc om deze beperking te omzeilen. Dit kan in twee stappen:

1) Ga naar het huidige cliëntprofiel en voeg een cijfer, bijvoorbeeld een ‘1’ toe aan het e-mailadres van uw cliënt en kies voor ‘opslaan’. Vanaf dit moment is het originele e-mailadres opnieuw bruikbaar. Indien gewenst kunt u dit profiel op non-actief zetten via de ‘Actie-knop’ en de optie ‘Op inactief zetten’.

2) Creëer een nieuw cliëntprofiel (kan eventueel dezelfde naam hebben als het oude profiel) en noteer hier het originele e-mailadres van uw cliënt . Vervolgens kunt u aan de slag met het versturen van de eerste vragenlijst.

↑ Terug naar boven


- De knop ‘Peer-toevoeging’ is grijs en werkt niet, hoe komt dat?

Indien de ‘Peer toevoegen’-knop binnen een cliëntprofiel op grijs staat is het niet mogelijk om een ‘peer’ toe te voegen. Een nieuwe ‘peer’ (referent) toevoegen binnen een cliëntprofiel kan alleen als de eerste evaluatie-vragenlijst nog niet is verzonden naar desbetreffende cliënt. Dit heeft te maken met het feit dat er informatie uit deze vragenlijst nodig is voor de ‘peer-evaluatie’. Achteraf ‘peers’ toevoegen is daardoor niet mogelijk. Wilt u gebruik maken van de Peer-functie? Zorg er dan voor dat u ‘peers’ aanmaakt binnen het cliëntprofiel voordat u de eerste vragenlijst naar desbetreffende cliënt gaat sturen.

↑ Terug naar boven


- Ik kan handmatig geen vragenlijsten versturen binnen de Peer-functie, hoe kan dat?

Dat klopt. Mocht u gebruik willen maken van de Peer-functie, dan dient u enkel de mailadres(sen) van deze ‘peer(s)’ (referenten) toe te voegen aan het cliëntprofiel van uw cliënt. Daarna zal de Coaching Monitor volledig automatisch de peer-vragenlijsten versturen. U hoeft daar zelf verder niets voor te doen. Lees hier meer over in de handleiding, procedure 7.

↑ Terug naar boven


- Ik kan geen herinneringsmail sturen voor de peer-vragenlijst, hoe kan dat?

Aan het invullen van een peer-vragenlijst zit een tijdslimiet. Op het moment dat deze tijdsperiode is afgelopen kun je de peer-vragenlijst niet meer invullen. Het is daarom niet mogelijk om een peervragenlijst opnieuw open te stellen.  

Het beoordelen (scoren) van de doelstellingen van de cliënt is een moment opname en daarmee tijdsgebonden. Daarom hebben we direct bij het inrichten van deze peer-functie ervoor gekozen om deze moment opname in te kaderen (maximaal 2 weken). Er mag dus weinig tijd zitten tussen het moment dat de cliënt de vragenlijst heeft ingevuld en het moment dat de peer de peer-vragenlijst wil gaan invullen. Stel een cliënt geeft zichzelf de score 7 op de status van zijn/haar doelstelling en de peer geeft pas vier weken later ook een beoordeling op deze doelstelling (bijvoorbeeld een 8) dan zijn deze twee scores niet meer zuiver te vergelijken omdat er te veel tijd tussen de twee beoordelingen zit. Immers het kan zijn dat de cliënt zichzelf 4 weken laten ook een 8 zou geven in plaats van een 7. Om de scores van de cliënt en die van de peers met elkaar te kunnen vergelijken en weer te geven in een grafiek zullen ze dus kort naar elkaar via een vragenlijst afgenomen moet worden, hoe minder tijd ertussen zit hoe beter. 

↑ Terug naar boven

 

- De peer (referent) ontvangt geen vragenlijsten, hoe kan dat?

Elke vragenlijst wordt middels een uitnodiging in een email naar de 'peer' van een cliënt verzonden door het systeem van de Coaching Monitor. Het kan soms voorkomen dat deze uitnodigingsmail niet aankomt, terwijl het gebruikte e-mailadres wel juist is. Doorloop dan de volgende stappen:

  • Controleer of het juiste e-mailadres van de 'peer' is ingevoegd binnen het cliëntprofiel. 
  • Laat de 'peer' zijn SPAM-folder (ongewenste mail) in zijn of haar mailprogramma controleren of de uitnodigingsmail daar is binnengekomen. 
  • Probeer een ander e-mailadres. Vervang het e-mailadres van de 'peer' binnen het cliëntprofiel van uw cliënt door een ander e-mailadres (vergeet niet op te slaan) en verstuur de vragenlijst nogmaals (kies via de ‘Actie’-knop achter de naam van de 'peer' voor de optie ‘Herinnering sturen’. Er wordt vervolgens een herinneringsmail met uitnodiging voor het invullen van de vragenlijst verzonden naar het nieuwe mailadres). 
  • Mocht al het voorgaande niet helpen, zet dan de 'peer' binnen het cliëntprofiel op 'non-actief’ en maak een compleet nieuwe 'peer' aan met alternatief e-mailadres.

Aanvullende uitleg:

Soms worden de geautomatiseerde emailberichten die verzonden worden vanuit de Coaching Monitor geblokkeerd door aanbieders van gratis e-mailadressen zoals Gmail, Hotmail, Yahoo, etc. In deze situatie worden de emailberichten gezien als SPAM (ongewenste emailberichten) en verplaatst naar de SPAM-map binnen het mailprogramma van de ontvanger. Dit kan soms ook voorkomen bij bedrijfsmailadressen waarbij het desbetreffende bedrijf de instellingen iets te scherp heeft afgesteld. Hierdoor is het helaas niet goed te achterhalen waarom een email niet geaccepteerd wordt. Het enige wat in deze situatie kan helpen is een ander e-mailadres gebruiken en testen of deze wel doorkomt.

↑ Terug naar boven

- Waar kan ik de ingevulde antwoorden op een peer-vragenlijst vinden?

In tegenstelling tot de antwoorden op de vragenlijsten die ingevuld worden door cliënten zijn de gegeven antwoorden op de peer-vragenlijst(en) niet los zichtbaar. Om de antwoorden op een peer-vragenlijst te bekijken is het nodig om een PDF rapportage van 1 of meerdere clientvragenlijsten te creëen. Binnen de PDF rapportage worden naast de antwoorden van de cliënt ook de antwoorden van 1 of meerdere peers zichtbaar. 

↑ Terug naar boven

-----

Coaching Monitor is een initiatief van de Nederlandse Orde van Beroepscoaches
(www.nobco.nl) - FAQ & Contact